Et si la personne qui accueille vos clients pouvait aussi vous aider à retrouver de la trésorerie ?
Et si la personne qui accueille vos clients pouvait aussi vous aider à retrouver de la trésorerie ? Dans certains garages automobiles, un conjoint, un enfant, un membre de la famille ou une autre personne prend en charge l’accueil, le secrétariat ou la facturation. Selon l’organisation de l’entreprise et la répartition des missions, cette personne peut également participer au suivi de la trésorerie et des indicateurs liés à l’activité.
La place de l’accueil dans le suivi économique d’un garage
La personne chargée de l’accueil dispose d’informations relatives aux demandes des clients, aux devis, aux factures, aux délais, aux commandes de pièces et à l’organisation de l’atelier. En fonction des missions définies, elle peut consigner les différences entre le temps prévu et le temps constaté, suivre les échéances de facturation, relever une prestation à examiner ou documenter une étape administrative liée à la date d’encaissement.
Relier le temps passé dans l’atelier aux données de facturation
Dans les équipes, on m’appelait « la dame du temps ». J’observais ce qui se passait sur les ponts, dans la cabine de peinture et dans l’organisation quotidienne, puis je traduisais ces observations en indicateurs. La démarche consiste à mettre en relation le temps enregistré, l’attente de pièces, les reprises, le contenu des devis, l’immobilisation des véhicules et la date d’envoi des factures. L’analyse décrit le fonctionnement observé et fournit des informations au dirigeant pour ses décisions.
Quels éléments observer dans le suivi de la trésorerie d’un garage ?
Rapprocher les travaux réalisés et la facture : vérifier la présence des temps, des pièces et des prestations complémentaires.
Suivre les échéances d’encaissement : préparer les documents selon l’organisation retenue et planifier les relances.
Comparer le temps prévu au temps constaté : relever les écarts pour chaque type d’intervention.
Observer les temps d’attente : documenter les délais liés aux pièces, aux rendez-vous et à l’occupation des postes de travail.
Consulter la marge par intervention : mettre en regard le chiffre d’affaires, les coûts et le temps mobilisé.
Définir un rôle de suivi au sein de l’entreprise
Le dirigeant d’un garage peut intervenir sur plusieurs dimensions de l’activité. Selon la répartition des missions dans l’entreprise, la personne présente à ses côtés peut utiliser une méthode de suivi correspondant à son rôle. Une formation peut porter sur la saisie d’indicateurs, la centralisation d’informations et la transmission au dirigeant des différences constatées.
Chez EVIDiENCE, les formations sont construites à partir de la situation du garage, de la composition de l’équipe, des données disponibles et des objectifs exprimés par le dirigeant. Les outils proposés peuvent être utilisés pour suivre un projet personnel, un projet de locaux ou une situation de découvert bancaire. La prise en charge peut être étudiée auprès des fonds de formation compétents, sous réserve des critères d’éligibilité applicables.
Une démarche en quatre étapes pour suivre la trésorerie
Recueillir les données. Noter pendant une période définie les temps prévus, les temps constatés, les attentes et les tâches interrompues.
Rapprocher les données de la facturation. Examiner la correspondance entre les opérations réalisées et les éléments renseignés sur les documents.
Retenir deux indicateurs. Consulter, par exemple, le rapport entre temps facturé et temps disponible, ainsi que le délai d’encaissement.
Examiner les données à intervalles réguliers. Sélectionner un point de fonctionnement, mettre en place une action et observer son incidence sur la marge et la trésorerie.
Questions fréquentes sur le suivi de la trésorerie d’un garage automobile
Quels éléments consulter pour suivre la trésorerie d’un garage ?
Les travaux en cours de facturation, les devis en attente, les factures arrivées à échéance et les écarts entre les heures prévues et les heures consacrées aux interventions constituent des points d’observation possibles. Leur pertinence dépend de l’organisation, des outils et des priorités de chaque garage.
La personne chargée de l’accueil peut-elle participer au suivi de la rentabilité ?
Cette participation est possible lorsque la mission fait partie de l’organisation définie par le dirigeant. Les indicateurs, la méthode et le périmètre retenus encadrent la centralisation des informations et la transmission des constats. Les missions de l’expert-comptable restent distinctes.
Intégrer le suivi de la trésorerie dans l’organisation quotidienne
La trésorerie d’un garage est liée à plusieurs paramètres : l’activité de l’atelier, le suivi des interventions, la facturation et la circulation de l’information. Selon la configuration de l’entreprise, la personne présente à l’accueil peut participer à ce suivi dans un rôle défini avec le dirigeant.
Cette situation correspond à votre organisation ? Contactez-nous pour définir une démarche en lien avec votre garage, votre équipe et vos objectifs.
✨ Catherine Gayral — EVIDiENCE ✨06 43 22 15 96
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